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Controlo Orçamental

Controlo Orçamental

CONTROLO ORÇAMENTAL 

Definição e Fases - Razões para a Elaboração de Orçamentos - Análise dos Desvios

 

  • Definição e Fases

O Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) define o controlo orçamental da seguinte forma:

"The establishment of budgets relating the responsibilities of executives to the requirements of a policy, and the continuous comparison of actual with budgeted results, either to secure by individual action the objective of that policy, or to provide a basis for its revision".


A implementação do controlo orçamental deve passar pelas seguintes fases:


- Elaborar orçamentos para todas as unidades dentro de uma organização e remeter para os gestores a sua quota parte de responsabilidade no orçamento geral.
- Comparação contínua do desempenho real contra os resultados orçamentados, de forma a se conhecerem os desvios, analisá-los e fazer o seu report.
- Tomada de ações corretivas adequadas quando o desempenho real se desvia significativamente do desempenho planeado.
- Revisão dos orçamentos à luz da alteração significativa das circunstâncias.

 

  • Razões para elaborar orçamentos

Introdução: o orçamento global (também denominado de geral ou anual) é um conjunto de orçamentos (operacionais e financeiros) inter-relacionados, que descrevem quantitativamente os planos da empresa. Serve como uma orientação para a execução das operações e para a utilização de fundos, bem como para uma estimativa dos resultados operacionais e da situação futura dos ativos e passivos da empresa. O processo de elaboração de um orçamento é denominado de orçamentação. As principais razões para uma empresa elaborar um orçamento global são: planeamento, comunicação e coordenação, controlo e aprendizagem, motivação e empenho e avaliação. Vamos tentar entender o porquê das razões supramencionadas serem tão importantes:


- Planeamento

Força a empresa a olhar para o futuro, a examinar os fatores que afetam os seus negócios e a operar de uma forma pró-ativa. Com o planeamento muitos problemas são antecipados muito antes de surgirem e, portanto, as soluções podem ser analisadas através de um estudo cuidadoso. O planeamento permite a contribuição de ideias e pontos de vista de várias fontes dentro da organização, que podem oferecer a compreensão sobre as melhores formas de alcançar os objetivos.

- Comunicação e Coordenação

Ao preparar um orçamento global a empresa como um todo está em ação. É imperativo que haja uma ligação e interação entre todas as partes da organização e que cada parte comunique as suas necessidades e planos, para que todos possam avaliar o efeito que esses planos e necessidades têm nos seus próprios departamentos e para que a empresa como um todo possa alcançar os seus objetivos. Um orçamento é de facto um dispositivo de comunicação. Cópias do orçamento aprovado são distribuídas a todos os gestores, o que proporciona uma compreensão e conhecimento adequados das políticas e programas a serem seguidos.

- Controlo e Aprendizagem

Ao permitir comparar os resultados reais dos indicadores de desempenho com os previstos, é possível saber em que medida os objetivos da empresa estão a ser alcançados. Ao tentar entender o porquê de algumas metas não terem sido atingidas, a organização como um todo vai aprender com os próprios erros do passado e vai aprender a lidar melhor com as flutuações no ambiente externo à empresa que podem afetar a sua atividade e desempenho.


- Motivação e Comprometimento

Se o orçamento não for autoritário, as ideias e necessidades dos participantes na orçamentação são tidas em conta quando os indicadores de desempenho são estabelecidos. A consequência deste facto é que os funcionários se sentem mais envolvidos e comprometidos.

- Avaliação

Os orçamentos servem de guia para a avaliação dos empregados e são um instrumento para avaliar o desempenho da organização através da análise dos indicadores de desempenho. Ao comparar os resultados atuais com os orçamentados, os gestores podem ser avaliados e responsabilizados pela sua fração do orçamento, enquanto a eficácia e a eficiência da empresa também podem ser aferidas no processo. Em inúmeras empresas muitos trabalhadores são remunerados (parcialmente) com base na sua capacidade de atingirem os objetivos orçamentais.

 

  • Análise dos Desvios

A análise dos desvios é utilizada para identificar e explicar as razões para a diferença entre os resultados orçamentados e reais, sendo depois levadas a cabo ações corretivas quando o desempenho real se desvia significativamente do desempenho planeado.


A análise dos desvios é uma ferramenta de controlo orçamental que avalia o desempenho através de desvios entre os valores orçamentados e os valores reais.


A análise dos desvios envolve tipicamente o isolamento de diferentes causas para a variação nos rendimentos (proveitos) e gastos, durante um determinado período, face aos resultados orçamentados.


Uma análise dos desvios detalhada num orçamento estático pode induzir em erro, porque só é válida para o nível de atividade previsto, não é ajustada ao nível de atividade real. O orçamento flexível pelo contrário, ajusta os proveitos e gastos variáveis ao nível do output real (nº de unidades vendidas de cada produto). Por essa razão os orçamentos flexíveis são muito úteis para avaliar o desempenho da empresa a curto prazo.

- Uma análise dos desvios utilizando um orçamento flexível e custos padrões pode responder a uma ampla gama de questões, tais como:

- Porque é que o resultado operacional desceu 7% ?

- Porque é que os custos das matérias-primas subiram?

- Porque é que os custos variáveis passaram de 65 a 72 por cento das vendas? Pode a gestão fazer alguma coisa para evitar que o mesmo aconteça no próximo ano?

- Porque é que foram os custos fixos 100.000€ superiores ao esperado?

Após se saber o nível de atividade real, na preparação de um orçamento flexível deve-se usar o preço de venda e o custo variável unitário dado pelo orçamento global (estático ou geral) para ajustar as o valor das vendas e dos gastos variáveis, respetivamente, para o output real do período.

 

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Comentários

  • Paulo Clara em 10-05-2016

    Porque tipo de orçamento é que deve começar o Orçamento Anual?
    Pelo Orçamento de Compras?

  • PMEInvest em 12-05-2016

    O orçamento de vendas é o ponto de partida e um orçamento chave para a preparação de todo o orçamento global (anual). Na indústria, o orçamento de compra de matérias-primas depende da produção orçamentada, a qual por sua vez depende da estimativa de vendas e do stock final planeado de MPs. No comércio a compra de mercadorias depende da previsão de vendas e do stock final de mercadorias planeado. No sector dos serviços o orçamento de vendas é também o ponto de partida do orçamento anual.

    Para preparar o orçamento de vendas são necessárias previsões precisas sobre o volume de vendas em quantidade e os preços de venda. Vários fatores (internos e externos) devem ser tidos em consideração quando se produzem estas estimativas. Por exemplo, o volume de vendas dos últimos períodos, as condições económicas gerais e da indústria em que a empresa se insere (ou do ramo de comércio ou de serviços), os produtos dos concorrentes, etc.

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